Puskemas Namfalus tergabung dalam gelombang I bersama Puskesmas Betun dan Weoe dalam rangka kaji banding persiapan akreditasi puskesmas di Kabupaten Kulon Progo. Setelah mengikuti kegiatan kaji banding sister Puskesmas dengan Puskesmas Panjatan II Kabupaten Kulon Progo pada 7-8 Maret, Puskesmas Namfalus terus melakukan persiapan sesuai dengan rencana tindak lanjut yang telah disusun bersama sister Puskesmas Panjatan II. Sejak Maret hingga Juni 2017, Puskesmas Namfalus telah melakukan dua kegiatan utama yang meliputi penyusunan dokumen dan pembentukan tim mutu dan audit internal.

1. Penyusunan Dokumen Akreditasi

Penyusunan dokumen dalam rangka persiapan akreditasi telah dilaksanakan sejak bulan Maret hingga Juni 2017 bertempat di ruang kerja Puskesmas Namfalus.  Kegiatan ini bertujuan untuk :

1. memperbaiki sistem pelayanan, mutu, dan kinerja puskesmas sesuai standar yang telah ditetapkan.
2. Membuat standar pelayanan dan dokumentasi pelayanan puskesmas.

Kegiatan penyusunan dokumen melibatkan seluruh staf puskesmas Namfalus yang meliputi pegawai Puskesmas Namfalus yang terlibat dalam Tim Mutu (termasuk Pokja I, II, dan III) dan dipmpin oleh pimpinan Puskesmas Namfalus. Output kegiatan tersebut adalah tersusunnya dokumen akreditasi, terbentunya sistem pelayanan, dokumen standar mutu, dan kinerja puskesmas disesuaikan dengan standar pelayanan secara nasional. Dalam ppelaksanaanya, semua yang terlibat dalam pokja akreditasi mengumpulkan sumber dan referensi pembuatan dokumen, melakukan diskusi dan konsultasi, membuat dokumen, dan melakukan perbaikan sesuai standar dan alur yang telah disusun dalam dokumen.

Beberapa dokumen yang telah dihasilkan meliputi : Surat Kerja tim audik internal, Standar Prosedur Operasional (SPO) Pendaftaran, SPO Farmasi, SPO Rawat Jalan dan Rawat Inap.

(Kegiatan Penyusunan Dokumen Persiapan Akreditasi Pokja I)

(Kegiatan Penyusunan Dokumen Persiapan Akreditasi Pokja II)

(Kegiatan Penyusunan Dokumen Persiapan Akreditasi Pokja III)

2. Pembentukan Tim Mutu dan Audit Internal

Audit mutu merupakan suatu bentuk audit manajemen, yang harus diprakarsai oleh manajemen puncak dalam hal ini pimpinan puskesmas. Komitmen yang kuat dari pimpinan Puskesmas Namfalus terhadap perbaikan mutu layanan di puskesmas, mendorong terbentuknya tim audit internal dan tim mutu.  Pembentukan tim mutu dan audit internal bertujuan membantu mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi sehingga dapat mengambil langkah – langkah yang tepat untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai masukan dan rekomendasi bagi perbaikan sistem maupun mutu pelayanan kepada masyarakat Malaka.

Tugas Tim Audit yang dibentuk pada April 2017 adalah ;

1. Menentukan sasaran, cakupan, metode audit, rencana kerja dan jadwal pelaksanaan audit.
2. Mengembangkan checklist dan kuesioner serta standar penilaian yang akan digunakan dalam audit;

Proses pembentukan tim audit dan mutu Puskesmas Namfalus melalui rangakaian g cukup panjang yang diawali dengan sosialisasi akreditasi, pembagian peran masing-masing kelompok kerja, bedah dokumen serta diskusi bersama. Pimpinan dan staf Puskesmas Namfalus akhirnya menetapkan   susunan struktur keanggotaan tim audit internal dan tim mutu seperti pada bagan 1 dan 2 berikut ini.

Bagan 1. Struktur Keanggotaan Tim Mutu Puskesmas Namfalus

Bagan 2. Struktur Tim Audit Internal Puskesmas Namfalus

Pada 7 hingga 8 Maret 2017, Puskemas Weoe tergabung dalam gelombang I kaji banding persiapan akreditasi puskesmas di Kabupaten Kulon Progo. Setelah mengikuti kegiatan kaji banding sister Puskesmas di Puskesmas Panjatan II Kabupaten Kulon Progo, Puskesmas Weoe terus melakukan kegiatan persiapan sesuai dengan rencana tindak lanjut yang telah disusun bersama sister Puskesmas Panjatan II. Sejak April hingga Juni 2017, beberapa kegiatan persiapan baik manajerial maupun administratif terus dikembangkan. Persiapan yang dilakukan ini bertujuan untuk  mengetahui kekurangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja dan mutu pelayanan di puskesmas. Beberapa kegiatan yang dilakukan mencakup ;

1. Penyusunan Dokumen

Penyusunan dokumen persiapan akreditasi telah dilaksanakan sejak bulan April hingga Juni 2017 bertempat di Puskesmas Weoe. Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelengkapan dokumen akreditasi dan menyusun baru untuk dokumen yang belum tersedia. Kegiatan penyusunan dokumen melibatkan seluruh staf Puskesmas Weoe yang dikoordinasi oleh drg. Ryzki A. Dwati. Dalam proses pelaksanaanya, semua yang terlibat dalam kelompok kerja (pokja) akreditasi mengumpulkan sumber dan referensi pembuatan dokumen, melakukan diskusi dan konsultasi, menyusun dokumen, dan melakukan perbaikan alur pelayanan sesuai yang standar dan alur yang telah disusun dalam dokumen.

Selama April hingga Juni beberapa dokumen yang telah dihasilkan meliputi : surat kerja terkait pokja upaya kesehatan perorangan , standar prosedur operasional (SPO) keluarga berencanan dan kesehatan ibu, SPO rekam medis, SPO pendaftaran, SPO layanan farmasi, SPO rawat jalan dan rawat inap, SPO gizi, SPO pengolahan limbah, dan SPO laboratorium.

(Suasana Pemaparan  Hasil Identifikasi dokumen Akreditasi )

2. Rapat Tinjauan Manajemen Kecil (RTMK)

Rapat tinjauan manajemen kecil dilakukan pada 11 April, 8 Mei dan 7 Juni 2017. Kegiatan ini dilakukan sebulan sekali  dan bertujuan untuk mengetahui hasil kinerja, evaluasi pelaksanaan tindak lanjut bulan sebelumnya dan membuat rencana tindak lanjut untuk dilaksanakan pada bulan berikutnya. Kegiatan ini dipimpin oleh Brigitha Hoar Bria, S.St selaku kepala Puskesmas Weoe dan pengelola Tata Usaha dan melibatkan seluruh staf puskesmas.

Proses pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan metode presentasi dari masing-masing pokja selanjutnya dilakukan evaluasi hasil kinerja manajemen maupun kelompok kerja. Hasil capaian kinerja menjadi suatu tolak ukur untuk perbaikan dalam manajemen sehingga puskesmas mampu mempersiapkan segala aspek untuk penilaian akreditasi. Kegiatan rapat diakhiri dengan penegasan dan arahan dari pimpinan Puskesmas Weoe terhadap target yang akan dicapai pada bulan berikutnya.

Hambatan dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah banyak pemegang program yang tidak hadir sehingga tidak ada laporan permasalahan dan pembuatan RTL.

(Kegiatan Presentasi dalam RTMK)

3. Pendampingan akreditasi dari Dinas Kesehatan Provinsi

Pendampingan persiapan akreditasi oleh Dinas Kesehatan Provinsi NTT ke Puskesmas Weoe dilaksanakan pada 14 Juni 2017. Tim Dinkes Provinsi yang terlibat juga didampingi oleh perwakilan Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka. Tujuan kegiatan ini untuk mengevaluasi kesiapan  dan sekaligus pemantapan persiapan akreditasi Puskesmas Weoe.

(Pemaparan oleh dr. Hironimus Fernandes, perwakilan Dinkes Provinsi NTT)

Kegiatan pendampingan diawali dengan penerimaan kedatangan tim pendamping akreditasi puskesmas Dinkes Provinsi NTT di Puskesmas Weoe. Selanjutya pemaparan materi dari kepala Puskesmas Weoe tentang persiapan yang sudah dilakukan. Dalam proses pendampingan tersebut, tim Dinkes Provinsi NTT juga  mengevaluasi capaian yang telah ada dan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai kesiapan akreditasi. Beberapa kendala yang dihadapi adalah banyak staff yang tidak hadir tanpa alasan jelas.

(Suasana Pendampingan Tim Dinkes Provinsi NTT)

Penyusun         : Pendamping Sister Panjatan-Malaka

Kontributor      : drg. Rizky Anugerah Dewati

Laporan Rencana Tindak Lanjut Puskesmas Sarina Kabupaten Malaka

(April – Mei 2017)

Setelah kegiatan kaji banding selesai dilaksanakan oleh Puskesmas Sarina pada 4 dan 5 April 2017 di Puskesmas Kalibawang, Puskesmas Sarina masih memiliki tanggungjawab  untuk melakukan kegiatan sesuai Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang sudah disusun bersama. Komunikasi antara Puskesmas Kalibawang sebagai sister, Dinas Kesehatan provinsi NTT, tim PKMK FK UGM, dan Puskesmas Sarina tetap terjalin melalui grup WhatsApp. Grup ini banyak dimanfaatkan untuk memberikan motivasi, laporan kegiatan, tanya jawab dan pengiriman file yang dibutuhkan Puskesmas Sarina dalam persiapan akreditasi. Sebelumnya, Puskesmas Sarina mengikuti beberapa kegiatan diantaranya:

1. Sinkronisasi RTL Puskesmas dan Dinkes di ruang kesmas Dinkes Kabupaten Malaka yang dihadiri oleh 17 Puskesmas dan diwakili oleh kepala puskesmas, koordinator UKM serta koordinator UKP pada 11 April 2017.
2. Sosialisasi Akreditasi Puskesmas dalam Program Performance Management And Leadership di Betun pada 25 April 2017.
3. Workshop Akreditasi Puskesmas dalam Program Performance Management And Leadership di aula susteran SSPS Betun pada 26 – 29 April 2017.
4. Pendampingan Akreditasi oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka untuk melihat sejauh mana proses persiapan akreditasi Puskesmas Sarina pada 15 Mei 2017 di aula Puskesmas Sarina. Setelah kegiatan pendampingan berlangsung, Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka memberikan arahan agar Puskesmas Sarina melakukan Self Assesment yang ditargetkan pada bulan Juli 2017.

Pentingnya penggalangan komitmen disadari penuh oleh Puskesmas Sarina dalam persiapan akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu, Puskesmas Sarina melakukan kegiatan komitmen bersama pada 22 April 2017 dan kegiatan komitmen lintas sektor pada 3 Mei 2017.  Kegiatan penggalangan komitmen ini diikuti oleh seluruh staf sebanyak 23 orang dan dihadiri oleh Kepala Kecamatan, para Kepala Desa serta Kepala Suku yang bertempat di Aula Puskesmas Sarina. Seluruh staf Puskesmas Sarina berkomitmen untuk bekerjasama dalam pencapaian akreditasi. Pada komitmen lintas sektor, semua sektor berkomitmen untuk membantu puskesmas dalam upaya meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Penggalangan komitmen lintas sektor menghasilkan kesepakatan bersama, antara lain:

1. Bersedia membantu untuk merujuk pasien ke rumah sakit bila kondisi ambulans tidak memungkinkan seperti banjir
2. Bersedia untuk membantu mengantarkan ibu hamil yg mau bersalin di Puskesmas Sarina
3. Mendukung setiap program dari Puskesmas

Gambar 1.1 Kegiatan Komitmen lintas Sektor

Gambar 1.2 Kegiatan Penggalangan Komitmen dan Visi Misi yang disusun bersama

Kegiatan Puskesmas Sarina hingga Juli 2017  masih dalam proses mempersiapkan dokumen akreditasi yang dibutuhkan tiap  kelompok kerja (pokja). Dokumen yang dikerjakan saat ini masih dalam bentuk soft file/ soft copy dan belum selesai direvisi. Kegiatan tersebut tidak dilakukan di Puskesmas Sarina melainkan di Puskesdes, hal ini dikarenakan tidak adanya aliran listrik yang masuk di Puskesmas Sarina saat ini.

Reporter: Ahmad Yani Noor M.H.Kes.

Setelah melakukan kaji banding pada 21 – 22 Maret 2017 di Puskesmas Temon 1 Kabupaten Kulon Progo Yogyakarta, Puskesmas Seon menyusun Rencana Tindak Lanjut (RTL) sebagai alat kontrol kemajuan persiapan akreditasi puskesmas pada 2017 atau 2018. Adapun RTL yang telah disepakati sebagaimana tertulis dalam tabel di bawah ini.

Sebagai implementasi dari RTL di atas, pada 4 April 2017 dilakukan sosialisasi akreditasi puskesmas kepada semua petugas puskesmas yang dilakukan oleh tim akreditasi pasca kaji banding di puskesmas Temon 1 yaitu koordinator pokja 1, koordinator pokja 2 dan koordinator pokja 3. Walaupun sempat dilanda banjir pada 2 hari sebelumnya namun tidak menyulutkan semangat para petugas Puskesmas Seon untuk melakukan persiapan akreditasi.

Pemaparan Materi oleh Kepala Puskesmas

Para peserta mendengarkan penjelasan Kepala Puskesmas

Para peserta sambil diskusi tentang materi yang dipaparkan kapus

Selain sosialisasi, dilakukan juga penggalangan komitmen dari semua petugas puskesmas agar Akreditasi Puskesmas Seon dapat terlaksana. Sebagai bukti komitmen petugas Puskesmas Seon dibuatlah yel-yel sebagai berikut : Puskesmas Seon, Siap !!!, Akreditasi :  Maju’’.

Sosialisasi dan penggalangan komitmen merupakan kegiatan dari program lokakarya akreditasi. Setelah lokakarya akreditasi,  seluruh petugas Puskesmas Seon  mengikuti sosialisasi dan workshop akreditasi yang dilakukan oleh Tim Pendamping Akreditasi dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka dengan pemateri  dari Sister Kabupaten Kulon Progo dengan fasilitator dari PKMK FK UGM pada 28 – 29 April 2017.  Adapun tujuan dari workshop ini adalah melatih seluruh petugas puskesmas untuk menyusun dokumen akreditasi untuk ketiga pokja yang selanjutnya akan dievaluasi dan dilakukan pendampingan lagi oleh Sister Puskesmas yaitu Puskesmas Temon 1 pada 24 – 29 Juli 2017 mendatang.

Setelah melakukan kaji banding pada 21-22 Maret 2017 di Puskesmas Temon 1 Kabupaten Kulon Progo Yogyakarta, Puskesmas Alas menyusun Rencana Tindak Lanjut (RTL) sebagai alat kontrol kemajuan persiapan akreditasi puskesmas pada tahun 2017 atau 2018. Adapun RTL yang telah disepakati sebagaimana tertulis dalam tabel di bawah ini.

Untuk pertama kalinya Puskesmas Alas mendapat kunjungan Dirjen Kesmas kementrian Kesehatan RI pada 30 Maret 2017, dalam kunjungan tersebut Dirjen menyemangati seluruh petugas Puskesmas Alas untuk melakukan persiapan akreditasi puskesmas karena akreditasi merupakan sebuah instrument untuk mengukur kualitas pelayanan.  Untuk mengimplementasikan RTL yang telah disusun maka pada 5 April 2017 dilakukan sosialisasi akreditasi puskesmas kepada seluruh petugas puskesmas yang dilakukan oleh tim akreditasi pasca kaji banding di Puskesmas Temon 1 yaitu koordinator pokja 1, koordinator pokja 2 dan koordinator pokja 3. Selain sosialisasi dilakukan juga penggalangan komitmen dari semua petugas puskesmas agar akreditasi Puskesmas Alas dapat terlaksana. Walaupun kegiatan sosialisasi dan penggalangan komitmen dilakukan di teras puskesmas bukan dalam ruangan atau aula namun semangat dan komitmen para petugas Puskesmas Alas tidak kendur.

Pemaparan Materi oleh Kepala Puskesmas	Para peserta mendengarkan penjelasan Kepala Puskesmas
Pemaparan Materi oleh Kepala Puskesmas	Para peserta mendengarkan penjelasan Kepala Puskesmas

Sosialisasi dan penggalangan komitmen merupakan kegiatan dari program lokakarya akreditasi. Setelah lokakarya akreditasi,  seluruh petugas Puskesmas Alas  mengikuti sosialisasi dan workshop akreditasi yang dilakukan oleh Tim Pendamping Akreditasi dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka dengan pemateri dari Sister Dinas Kesehatan Kabupaten Kulon Progo dengan fasilitator dari PKMK FK UGM pada 28 – 29 April 2017.  Adapun tujuan dari workshop ini adalah melatih seluruh petugas puskesmas untuk menyusun dokumen akreditasi untuk ketiga pokja yang selanjutnya akan dievaluasi dan dilakukan pendampingan lagi oleh Sister Puskesmas yaitu Puskesmas Temon 1 pada 24 – 29 Juli 2017 mendatang.