Kegiatan Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan LPMAK

Hotel Horison Ultima Timika, 23 November 2018

Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Amore Kamokon (BK LPMAK) memasuki hari ketiga pada 23 November 2018. Kegiatan ini merupakan akhir dari rangkaian pelatihan yang telah dilaksanakan selama dua hari sebelumnya. Agenda pelatihan hari ini fokus me-review seluruh proses manajemen proyek secara keseluruhan dan diskusi kelompok mengidentifikasi rencana ke depan, baik dari sisi manajerial maupun teknik operasional.

Kegiatan diawali dengan doa yang dipimpin oleh Harold. Kemudian review materi oleh Dwi Handono dan ditanggapi oleh peserta pelatihan. Materi sebelumnya diharapkan bisa menjadi inspirasi LPMAK dalam menjalankan organisasi. Meski PKMK tidak menggunakan sistem hybrid, namun ada pengalaman lain yang bisa dijadikan bahan pembelajaran bagi LPMAK. Saat review, Milka tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai exit strategy terhadap kegiatan yang sudah pernah dilaksanakan LPMAK. Menanggapi hal tersebut, Shita Listyadewi menjelaskan bahwa apa yang sudah dilakukan LPMAK sebagian besar masuk ke exit strategy. Meski upaya ini sudah baik, namun perlu disadari bahwa program tetap perlu dipantau sekalipun melibatkan pemerintah untuk melanjutkan program, seperti meninjau kembali apakah ada upaya pemerintah membentuk tim khusus untuk melaksanakan program.

Gambar 1. Review Materi Manajemen Proyek

Michael menyatakan bahwa selama ini LPMAK berperan sebagai pendukung program yang dilaksanakan pemerintah. Upaya LPMAK untuk melaksanakan exit strategy cenderung sulit karena dinas kesehatan masih mengharapkan ada pembiayaan program kesehatan dari LPMAK. Sehingga dalam menjalankan program ke depan, LPMAK masih fokus untuk membantu program yang dijalankan dinas kesehatan. Michael berharap ke depan dinas kesehatan dapat mengambil alih program tersebut. Anggaran yang tidak mencukupi di dinas kesehatan menyebabkan ketergantungan sehingga mempengaruhi exit strategy LPMAK.

Gambar 2. Nugroho membagi pengalaman LPMAK

Nugroho menyatakan sebelumya sudah ada diskusi dengan dinas kesehatan untuk menentukan bentuk kerjasama hingga pada akhirnya memutuskan LPMAK diberi kepercayaan mengurus upaya kesehatan masyarakat dan dibolehkan melakukan upaya kesehatan perorangan dengan skema dokter sama-sama, maksudnya baik dinas kesehatan dan LPMAK mendelegasikan masing-masing dokter untuk memberikan layanan kesehatan. Ini menjadi salah satu peluang LPMAK untuk menjalin kemitraan dengan dinas kesehatan dalam memberikan layanan medis dasar di pesisir. Meski begitu, Nugroho menambahkan, masih belum jelas apakah bisa melakukan cara yang sama untuk kemitraan lain.

Lebih lanjut lagi, LPMAK telah menjalankan kerja sama dengan dinas kesehatan menyusun renstra pembentukan Malaria Center untuk menanggulangi malaria di daerah terisolir dan sudah dibuatkan Perbup. Namun, pergantian kepala daerah menyebabkan malaria center tersebut diragukan perkembangannya. Menghadapi hal ini, Dwi Handono menyatakan bahwa hal ini merupakan risiko yang harus dihadapi sekalipun perlu mengulang kembali dari awal. Pergantian kepemimpinan tentu mempengaruhi kebijakan yang dilaksanakan di daerah.

Sesi selanjutnya adalah diskusi kelompok. Peserta pelatihan dibagi menjadi dua kelompok membahas pemikiran dan tindak lanjut pada domain kebijakan dan strategis dan domain kegiatan/operasional. Dalam sesi diskusi ini peserta diminta untuk mendiskusikan apa yang akan dilakukan LPMAK ke depan baik dari segi manajemen maupun teknis operasional. Dari segi manajemen, penting bagi LPMAK untuk memperbaiki struktur organisasi, merekrut SDM dan meningkatkan kompetensi SDM, me-review kebijakan keuangan, kemudian melakukan advokasi manajemen.

Gambar 3. Diskusi Kelompok Manajemen

Gambar 4. Diskusi Kelompok Teknis Operasional

Dari segi teknis operasional, Biro LPMAK akan kembali memanfaatkan website untuk mempublikasikan berbagai kegiatan dan program sebagai salah satu cara promosi terhadap donor agency. Selain website, ke depan BK LPMAK juga berencana untuk melakukan penelitian, menulis dan mempublikasikan artikel ilmiah serta mengikuti berbagai acara pertemuan dan konferensi, baik ilmiah maupun non ilmiah, guna mempublikasikan karya tulis mereka, baik secara langsung presentasi oral maupun melalui tulisan. Diharapkan dengan lebih banyak publikasi, LPMAK dapat lebih dikenal dan berpotensi menjalin kerja sama dengan kemitraan luar.

Pelatihan Manajemen Proyek Dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan kemudian ditutup oleh Nugroho dan diakhiri dengan pembacaan doa oleh Marina.

Reportase: Yuditha Nindya KR (PKMK UGM)

Kegiatan Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan LPMAK

Hotel Horison Ultima Timika, 22 November 2018

Kegiatan Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Amore Kamokon (BK LPMAK) kembali dilaksanakan di Hotel Horison Ultima Timika pada 22 November 2018. Pada hari kedua, pelatihan ini diikuti oleh 9 orang Biro Kesehatan LPMAK dan 4 orang dari PKMK FK-KMK UGM. Kegiatan pada hari kedua ini diawali dengan doa yang dipimpin oleh Febe, staf administrasi BK LPMAK. Selanjutnya, Dwi Handono membuka kegiatan dengan me-review kegiatan pada hari sebelumnya.

Gambar 1. Review kegiatan sebelumnya

BK LPMAK diberi kesempatan untuk menyampaikan refleksi kegiatan. Harold menyatakan perlu penguatan dasar pengorganisasian SDM dengan menyesuaikan kapasitas SDM yang dimiliki sehingga dapat memposisikan diri. Selain itu, Harold juga menambahkan sejauh ini kegiatan yang diolah oleh PKMK bisa menjadi cerminan apa yang dapat dilakukan LPMAK ke depan. Liony mengatakan LPMAK bisa memulai dari hal yang kecil sambil membangun kepercayaan secara bertahap. Melka juga mengatakan yang menjadi tantangan LPMAK saat ini adalah bagaimana mencari sumber dana karena sebelumnya LPMAK mengelola dana yang sudah ada. LPMAK dirasa terlalu dini untuk melangkah ke depan sehingga perlu kebijakan dalam manajemen terlebih dahulu. Hal ini didukung dengan pernyataan Nugroho yang mengatakan bahwa saat ini yang dihadapi LPMAK adalah masalah struktural dan belum ada kebijakan untuk melaksanakan manajemen proyek. Dwi Handono menjelaskan masalah struktural ini baru bisa ditangani ketika situasi sudah mendesak. Jika belum terlalu mendesak, makan akan cenderung santai untuk bergerak. Sehingga sebelum terjadi masalah, diharapkan sudah siap bergerak dan siap mengadvokasi kegiatan untuk dilaksanakan.

Budgeting dalam Proyek

Materi pertama hari kedua disampaikan oleh Sealvy Kristianingsih. Dalam pemaparannya, Sealvy menjelaskan bahwa terkait penyusunan budget bukan hanya tanggung jawab dari project manager tapi juga PI Project untuk membuat anggaran. Harus bisa menarasikan budget apa, untuk berapa orang dan lain-lain yang diperlukan pada saat di lapangan. Ketika menyusun budget perlu diketahui standar-standar untuk membantu justifikasi, hingga kaitannya dengan honor personal. Sealvy juga memberikan contoh proposal proyek yang didanai oleh RTI. Dalam proposal ini disebutkan berapa biaya yang dibutuhkan sesuai dengan batas platform yang ditentukan pemberi dana, misalnya tidak boleh lebih dari $ 142.000 USD per tahun artinya dalam tiga tahun tidak lebih dari $ 426.000 USD.

Gambar 2. Pemaparan Materi Budgeting dalam Proyek

Dalam proposal sudah disebutkan siapa saja yang terlibat, kemudian dikonfirmasi ulang kepada PI Project. Selain itu, perlu dicatat betul detail yang dibutuhkan agar tidak salah menerjemahkan ke dalam anggaran. Sealvy menyebutkan biaya yang berkaitan langsung dalam kegiatan, seperti biaya kegiatan, equipment cost, dan travel cost, masuk dalam Direct Cost. Sedangkan, biaya yang masuk ke dalam Indirect Cost adalah fringe benefit, contingency cost, dan biaya institusi. Fringe benefit adalah tunjangan lain yang melekat dalam staf full time dan ini biasanya ditanyakan oleh donor internasional.

Untuk contingency cost juga perlu diperhitungkan, termasuk jika ada kontribusi pihak lain di dalam proyek yang ikut memberikan dana lain, perlu disebutkan ada sharing cost dalam proyek yang dibutuhkan. Di sela pemaparan, Liony menanyakan jumlah budget yang bisa dimasukkan ke dalam budgeting jika sudah ditentukan selling point. Hal ini ditanggapi oleh Sealvy dengan perlunya memperhitungkan dana secara keseluruhan asal tidak melebihi batas minimal. Sifat perencanaan budget fleksibel jadi masih bisa jika tidak lebih dari batas minimal dan semua dilampirkan. Sealvy juga menambahkan masing-masing donor memiliki template yang berbeda sehingga perlu dicermati dalam pembuatan proposal agar budgeting sesuai dengan template yang diinginkan donor agency.

Gambar 3. Sesi Diskusi Budgeting dalam Proyek

Dalam sesi diskusi, Harold menanyakan tentang kelebihan budget. Menurut Sealvy, kelebihan budget ini harus dikembalikan karena ada sheet balance. Lain halnya dengan selisih cost yang tidak akan ditagihkan. Donor seperti AusAID memerlukan surat pemberitahuan dan harus ada persetujuan donor agency jika ada perubahan budget sebelum kegiatan dilaksanakan. Diskusi selanjutnya berlangsung lancar dengan membahas pelaporan detail dan pengaruh kurs rupiah terhadap perbedaan jumlah dana yang diterima serta bagaimana menangani perbedaan tersebut.

Manajemen Proyek Fase 3 : Melaksanakan Proyek

Materi Fase 3 tentang pelaksanaan proyek disampaikan oleh Dwi Handono melalui sharing pengalaman. Dwi mengatakan bahwa prinsip melaksanakan proyek adalah mengeksekusi yang telah direncanakan. Meski begitu, banyak hal yang tidak terduga yang terjadi selama pelaksanaan proyek sehingga penyesuaian perlu dilakukan agar proyek tetap berjalan. Fase pelaksanaan merupakan tahap paling lama dalam rangkaian manajemen proyek. Untuk itu, pada fase ini dibutuhkan stamina yang kuat dan tantangan yang tinggi sehingga ada dinamika dalam pelaksanaan proyek dan pelaksana proyek tidak mudah jenuh. Perubahan internal dan eksternal bisa saja terjadi dan hal ini perlu disikapi dengan tanggap oleh PI project agar bisa segera menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi dalam proyek.

 

Gambar 4. Pemaparan Materi Pelaksanaan Proyek

Adapun tahapan pelaksanaan proyek berawal dari set-up implementasi proyek (meliputi penyusunan proposal oleh tim inti), implementasi kegiatan (memerlukan perekrutan enumerator lapangan), monitoring dan evaluasi, penyesuaian implementasi dan penutupan proyek. Pelaksanaan proyek perlu selalu dipantau perkembangannya. Adanya website membantu pemantauan perkembangan proyek oleh pihak donor agency sekaligus strategi untuk memasarkan diri. Menurut Nugroho, LPMAK memiliki website yang dikelola oleh biro humas, namun tidak pernah di-update. Hal ini bisa menjadi peluang yang bagus untuk Biro Kesehatan untuk menginisiasi kembali website LPMAK untuk update kegiatan.

Gambar 5. SItuasi Pemaparan Materi Pelaksanaan Proyek

Materi ini kemudian dilanjutkan dengan sesi diskusi menjawab pertanyaan seputar manajemen risiko, monitoring dan evaluasi proyek, penyesuaian dana jika jumlah sasaran meningkat serta komunikasi dengan pihak donor agency jika ada perubahan kegiatan. Dwi Handono menekankan bahwa secara umum pelaksanaan proyek membutuhkan stamina yang kuat. Teori manajemen proyek sudah cukup dimasukkan dalam perencanaan. Pada pelaksanaan proyek diperlukan kesabaran dan kesiapan terhadap berbagai hal yang tidak terduga serta melaksanakan konsep dalam desain OR tetap diimplementasikan.

Monitoring dan Terminasi Proyek

Materi monitoring dan terminasi proyek disampaikan langsung oleh Sekretaris Pusat PKMK FK-KMK UGM, Shita Listyadewi. Pada awal pemaparan, Shita menjelaskan bahwa semua kegiatan LPMAK pasti melakukan monitoring. Monitoring dilakukan selama jangka waktu proyek untuk melihat apakah proyek dilakukan berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Penting untuk diketahui apakah yang kita laksanakan sudah sesuai dengan yang direncanakan, apa hambatannya, dan bagaimana mengatasi permasalaha di lapangan. Cara menghandle proyek juga perlu disesuaikan dengan donor/klien.

Gambar 6. Shita Listyadewi memaparkan materi monitoring dan terminasi proyek

Monitoring memiliki manfaat baik untuk pemilik program dan pelaksana. Pemilik program juga memiliki tanggung jawab pengelolaan. Beberapa kegiatan yang dilakukan di lapangan harus dimonitor sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas) kinerja. Monitoring dapat memberi masukan untuk mengambil langkah selanjutnya. Bagi pengelola proyek, monitoring sangat membantu pada saat penulisan laporan akhir. Untuk memancing antusiasme peserta, Shita memulai pemaparan dengan menanyakan aspek terbaik dalam pelaksanaan monitoring. Peserta memberikan berbagai jawaban yang berbeda. Harold mengatakan proses merupakan aspek yang paling penting. Sedangkan Michael menjawab meskipun proses itu penting, namun semua dikembalikan ke orang yang memonitor. Milka dan Liony memilih semua aspek penting karena tidak bisa dipisahkan antara satu aspek dengan aspek yang lain.

Shita kemudian menengahi dan menjelaskan bahwa semua ada benarnya karena apapun, baik di input, proses, maupun output, sebenarnya terdapat dua variabel penting, faktor internal dan eksternal. Keduanya mempengaruhi input, proses dan output-nya. Hal yang tidak kalah penting adalah umpan balik. Monitoring tidak akan ada manfaatnya jika tidak memberikan lesson learned dan masukan terhadap perbaikan. Bicara mengenai program juga tidak lepas dari hal yang perlu dikendalikan, yaitu waktu, biaya dan mutu. Pelatihan kemudian dihentikan sejenak untuk istirahat makan siang.

Gambar 7. Diskusi Fase Monitoring dan Terminasi Proyek

Setelah makan siang, materi monitoring kembali dilanjutkan dengan diselingi sesi diskusi. Nugroho menanyakan tentang maksud dan manfaat software PERT dan CPM. Shita menanggapi dengan memberikan penjelasan perbedaan software PERT dan CPM, baik dari prinsip pemanfaatan hingga penggunaan software tersebut. Harold sempat meragukan penggunaan software ini mengingat masing-masing SDM memiliki ketrampilan yang berbeda. Namun keraguan ini berhasil dijawab oleh Shita yang menjelaskan bahwa software ini dapat dikonversikan ke matriks sehingga mudah dipahami. Shita juga menambahkan pengendali mutu berprinsip menghindari what you promised to deliver. Mutu bisa berarti bahwa apa yang dilakukan appropriate dengan konteks masalah yang dihadapi. Tidak lupa untuk terus melakukan update dokumen proyek. Kickoff menjembatani apa yang yang diharapkan klien dengan apa yang dapat kita lakukan. Sering kali mengelola manusia lebih memakan banyak energi daripada mengelola pekerjaannya. Sehingga perlu energi cadangan untuk menghadapi hal tersebut.

Gambar 8. Lesson learned pengalaman LPMAK

Kuncinya adalah pengamatan langsung harus dilakukan dari awal hingga akhir proyek, sebab dengan monitoring dari awal hingga akhir, pelaksanaan proyek dapat secara keseluruhan diketahui perbedaan biaya aktual pelaksanaan dengan biaya yang dianggarkan (CV), perbedaan jadwal dengan yang direncanakan (SV) serta perbedaan waktu antara rencana dan pelaksanaan (TV). Di akhir materi, Shita kembali memancing keaktifan peserta dengan menanyakan lesson learned pengalaman sebelumnya. Adapun jawaban peserta antara:

• Novi menyatakan mitra sebelumnya memiliki komitmen kuat sehingga tahu apa yang harus mereka kerjakan dan setia ada pekerjaannya
• Milka mendapatkan pelajaran untuk selalu percaya dan tetap rendah hati. Selama bekerja bersama bisa harmonis karena sama-sama belajar, saling percaya dan memiliki sikap rendah hati meskipun memiliki latar belakang yang berbeda.
• Liony mengatakan ada hal yang bisa kita kontrol/mitigasi, ada hal yang diluar kendali kita. Misalnya arus politik yang tentu mempengaruhi program kesehatan. Tentu hal ini memerlukan rasa sabar dan terus berusaha sekalipun harus mulai dari awal. Intinya adalah banyak berdoa dan banyak berusaha.
• Michael menjelaskan LPMAK sebagai pendukung program pemerintah. Dalam bekerja sama dengan dinas kesehatan tidak semua berjalan lancar sehingga tentu perlu komunikasi intens supaya program berjalan dengan sinergis. Hal ini sudah diatasi dengan banyak pertemuan dengan Dinas kesehatan untuk menyinergiskan program-program kesehatan.
• Harold menyatakan di LPMAK, kemitraan dibangun dengan pengelola yayasan. Seluruh kemitraan akan berakhir jika masyarakat ini tidak diberdayakan. Dengan adanya tekanan perubahan kebijakan di tingkat makro, semua pihak mengambil kesadaran, termasuk masyarakat, pada akhirnya bisa melunak sikapnya. Walaupun menjalin kemitraan dengan yayasan, bukan hanya LPMAK yang bekerja sama dengan yayasan, tapi juga ada kerja sama dengan yayasan selaku pengelola. Kemandirian suatu pengelola harus bisa memberdayakan sumber daya yang ada.

Merancang Program Exit Strategy

Materi akhir pada hari kedua adalah merancang program exit strategy yang disampaikan oleh Dwi Handono. Dalam paparannya, Dwi Handono menjelaskan bahwa program seharusnya memiliki suatu siklus karena program memiliki batas waktu. Sedangkan, exit strategy tugas programmer. Jika program selalu ada, masuk kegiatan rutin. Secara filosofi, program adalah sesuatu yang baru yang memerlukan uji coba/intervensi. Liony kemudian menambahkan jika masalah yang ditangani program masih terus ada, maka keberadaan program masih tetap relevan. Terkait dengan exit strategy, Liony setuju bahwa closing project akan lebih etis dilakukan oleh pemilik dana.

Gambar 9. Merancang Exit Strategy

Exit strategy memiliki tujuan untuk menjamin keberlanjutan dampak bahkan setelah program selesai. Hal ini ini dapat dilakukan dengan memastikan hasil program yang lebih baik dan mendorong komitmen untuk keberlanjutan program. Dwi Handono menjelaskan ada tiga pendekatan exit strategy, yaitu phasing down, phasing out, dan phasing over. Phasing down berarti mengurangi kegiatan secara bertahap dan memanfaatkan organisasi lokal. Phasing out berarti pihak sponsor menarik keterlibatannya dalam suatu program tanpa menyerahkan ke institusi lain untuk implementasi lanjutan. Pendekatan yang terakhir yaitu phasing over dimana pihak sponsor melakukan transfer kegiatan kepada institusi atau komunitas lokal.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam exit strategy antara lain fokus pada akhir sejak kegiatan berjalan, menjamin partisipasi dan kepemilikan komunitas, mendesain program dengan sumber daya yang mudah, memprioritaskan advokasi dan peningkatan kesadaran, investasi dukungan kapasitas pengembangan partner, mendukung perbedaan sumber daya, dan mengakhiri dengan cara yang baik.

Kegiatan akan dilanjutkan pada hari ketiga dengan agenda diskusi manajemen proyek dan merancang exit strategy. Kegiatan hari kedua diakhiri dengan doa oleh Novi.

Reportase: Yuditha Nindya KR (PKMK UGM)

Back

Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan LPMAK

Hotel Horison Ultima Timika, 21 November 2018

Pembukaan

Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Amore Kamokon (BK LPMAK) dilaksanakan di Hotel Horison Ultima Timika bertujuan untuk berbagi ilmu dan pengalaman oleh Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK-KMK UGM kepada BK LPMAK. Kegiatan yang dilaksanakan selama tiga hari pada 21-23 November 2018 ini dihadiri oleh 7 orang staf Biro Kesehatan LPMAK dan 3 orang dari Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan.

Gambar 1. Pembukaan Kegiatan oleh Ketua LPMAK

Pelatihan dibuka oleh Abraham, selaku Ketua LPMAK, dan pembacaan doa oleh Nugroho, selaku Kepala Biro Kesehatan LPMAK. Dalam sambutannya, Abraham menyampaikan kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tidak hanya Biro LPMAK, namun juga biro LPMAK lain dalam manajemen proyek dan pengelolaan dana hibah (block grant) sehingga pemahaman yang sama didapatkan oleh semua secara merata. Kegiatan ini diperlukan agar ke depan LPMAK dapat mencari peluang, mengajukan proposal, mengikuti lelang, dan seterusnya hingga menyusun laporan kegiatan mampu mengelola dana tidak hanya dari satu sumber, tapi juga dana dari sumber lainnya. Agenda dilanjutkan dengan foto bersama mengingat Abraham harus segera meninggalkan lokasi karena memiliki agenda lain.

Gambar 2. Foto Bersama Ketua LPMAK, Staf Biro Kesehatan LPMAK dan PKMK FK-KMK UGM

Kesiapan Organisasi dan SDM untuk Pengelolaan Proyek dan Dana Hibah Bidang Kesehatan

Materi pertama diberikan oleh Dwi Handono dari PKMK FK-KMK UGM. Dwi menjelaskan pentingnya menyiapkan organisasi dan SDM dalam mengelola proyek dan dana hibah. Selain itu, perlu ditegaskan juga bahwa manajemen proyek dan dana hibah bukan hanya untuk dimanfaatkan melainkan juga harus diperjuangkan untuk memenangkan tender dari donor agencies. Materi yang disampaikan juga membahas beberapa poin penting yang perlu dipersiapkan dengan sebaik-baiknya oleh LPMAK sebelum menjalankan manajemen proyek dan mengelola dana hibah. Adanya perubahan manajemen sumber daya yang memerlukan upaya pre financing sebagai antisipasi ke depan dimana harus ada dana taktis yang dapat digunakan karena aliran dana tidak tetap menggunakan sistem kontrak. Selain itu, organisasi juga perlu disiapkan untuk masa transisi yang dapat menyebabkan stres dan kecemasan karena sebelumnya terbiasa dengan zona nyaman. Dwi menegaskan perlu memutuskan untuk “bermain” dimana dan menyiapkan organisasi dan SDM untuk “medan” baru.

Gambar 3. Dwi Handono menyampaikan materi kesiapan organisasi

Sesi kemudian dilanjutkan dengan diskusi. Pada sesi diskusi ini, Nugroho menanyakan tentang bagaimana mengorganisir manajemen yang baru saja diperkuat dan bagaimana mengelola proyek yang sudah didapatkan. Harold selanjutnya menanyakan mengenai status badan hukum dalam mengikuti lelang dana, apakah LPMAK eligible untuk mengikuti lelang dana mengingat PKMK sudah memiliki legalitas berupa SK dari Dekan FK – KMK UGM. Hal ini kemudian ditanggapi oleh Sealvy Kristianingsih yang menyebutkan bahwa PKMK eligible untuk lelang proyek dari donor agencies luar negeri karena memiliki company profile di bawah UGM yang mendukung proses lelang dengan lembaga internasional. Ketika sudah masuk list, pihak luar negeri yang akan melakukan assessment. Awalnya untuk masuk ke dalam list ini perlu pendekatan by name (personal). Namun, saat ini sudah bergeser masing-masing divisi sudah punya tanggung jawab sendiri.

Liony pada awalnya meragukan untuk mengikuti donor agencies luar negeri jika memerlukan submit administrasi yang cukup rigid dan akan lebih memungkinkan jika LPMAK berada di bawah lembaga lain yang langsung menerima dana dari USAID. Hal ini kemudian ditekankan oleh Sealvy bahwa harus dipisahkan bagian administrasi dan konten. Dengan begitu tidak bisa saling mencampuri tanggung jawab masing-masing agar berjalan lebih efektif. Kegiatan selanjutnya diselingi dengan rehat.

Konsep Manajemen Lembaga Penelitian (Studi : Lembaga Penelitian PKMK)

Materi selanjutnya disampaikan oleh Sealvy Kristianingsih mengenai Konsep Manajemen Lembaga Penelitian. Pada  awal pemaparan, Sealvy mengulas sejarah berdirinya PKMK pada 5 Februari 1998 oleh Prof. Laksono Trisnantoro dan berada di bawah FK UGM (pada saat itu). Struktur organisasi PKMK tersusun dari bawah ke atas dengan banyak agenda yang melibatkan lintas divisi antara divisi satu dengan divisi lain. Saat ini PKMK memiliki 5 divisi utama dimana masing-masing divisi mencari dana sendiri untuk “menghidupi” divisinya. PKMK dijalankan oleh manajer operasional secara harian. Kelompok manajemen yang terdiri dari Direktur, Sekretaris Pusat dan Manajer Operasional bertugas menjalankan fungsi manajemen, termasuk fungsi manajerial, keuangan dan humas pemasaran. Saat ini PKMK tengah mengupayakan untuk menambah satu unit yang bertugas untuk mencarikan proyek.

Saat ini terdapat tiga prosedur yang dianut oleh PKMK, yaitu prosedur manajemen proyek, prosedur manajemen risiko, dan prosedur tinjauan manajemen (ketika ada progres atau permasalahan yang perlu dibahas, ada pertemuan sebulan sekali untuk membicarakan masalah/progress tersebut). Penting untuk mendokumentasikan semua tahapan, termasuk notulensi sehingga ada bukti yang terdokumentasi. Manajer administrasi harus memegang hasil untuk diarsipkan sehingga tidak hanya dipegang oleh konsultan. Hal yang tidak kalah penting selanjutnya adalah dokumentasi penyerahan pelaporan dan laporan progress kegiatan divisi.

Gambar 4. Pemaparan materi oleh Sealvy Kristianingsih

Perencanaan dan pelaporan saat ini dalam kebijakan One Gate Policy dimana semua keuangan harus masuk satu rekening universitas. Sehingga ketika dana disampaikan untuk unit kerja harus dibuat format rekening universitas. sesi kremudian dilanjutkan dengan diskusi.  Nugroho menyatakan gambaran PKMK dan LPMAK yang terlihat sama, mengingat keduanya sama-sama berada dalam satu ilmu (1 pintu).  Hal yang menarik, PKMK merupakan unit mandiri dalam arti sesungguhnya, kecuali masalah keuangan (berada dalam lingkup universitas). Harapannya LPMAK bisa mencontoh pengembangan organisasi dan peluang yang bisa ditangkap seperti PKMK. Di Indonesia Timur memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan dana dari luar, tapi harus dipersiapkan lebih baik dari sisi organisasinya untuk mengontrol ada penyelewengan atau tidak.

Liony selanjutnya menyampaikan beberapa hal, antara lain berkaitan dengan pengelolaan dana hybrid LPMAK apakah bisa bertahan, target poin per tahun dan dana endowment LPMAK dan PKMK sehingga bisa membandingkan dana endowment keduanya. Michael menanyakan tentang one gate policy dimana semua dana masuk ke satu rekening, sedangkan unit-unit kerja yang mencari proyek di lapangan dan apa yang terjadi jika pada akhirnya dana tersebut masuk ke manajemen dan membagikan ke unit lain. Hal ini kemudian ditanggapi oleh Sealvy yang menyatakan bahwa masing-masing divisi memiliki channel dan kontak sendiri dengan menggunakan kode tertentu sehingga tidak akan tertukar per divisinya. Namun ketika cut off akan ditarik masuk ke manajemen. Diskusi sesi ini berakhir dengan pertanyaan Harold tentang status kelembagaan dan konseptual UGM serta dana-dana pengembangan SDM, infrastruktur dan peralatan.

Konsep Manajemen Proyek dan Mengelola Kegiatan (Studi : Lembaga Penelitian PKMK)

Sebelum istirahat makan siang, Sealvy memaparkan materi Konsep Manajemen Proyek dan Mengelola Kegiatan. Adapun referensi yang digunakan adalah A Guide To The Project Management Body Of Knowledge 3rd Edition, Paperback. Dalam buku tersebut terdapat banyak hal menarik yang dirangkum menjadi beberapa poin penting, antara lain definisi proyek, atribut proyek, tim manajemen proyek, stakeholder, 9 area pengetahuan, proses manajemen proyek (termasuk controlling process), dan triple constraints. Secara teori ada 4, tapi di PKMK ada tambahan proses yang perlu dilakukan berulang yaitu controlling process. Proses kontrol dimulai sejak proses inisiasi hingga closing sehingga membutuhkan project manager yang kuat untuk melalukan control project yang ketat terhadap PI project.

Ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu cakupan (besaran kegiatan), waktu dan biaya. Project manager harus bisa mengimbangi ini tiga hal tersebut.Sesi ini diakhiri dengan identifikasi stakeholder dalam LPMAK, siapa yang menjadi project manager, customer, sponsor (penyedia dana), team dan pengguna (end-user). Selama ini pengguna (end-user) LPMAK adalah puskesmas, meskipun akhirnya nanti dirasakan juga oleh masyarakat, tutur Nugroho.

Manajemen Proyek Fase 1 : Tahap Inisiasi

Setelah istirahat makan siang, materi dilanjutkan dengan membahas manajemen proyek fase 1, yaitu tahap inisiasi. Materi ini fokus pada apa saja tugas manajer proyek dan bagaimana mencari peluang proyek. Dalam paparannya, Sealvy menyampaikan bahwa seorang project manager harus bisa menjadi komunikator, manajer, inovator, memiliki kompetensi teknis, bisa menjadi administrator, menjadi pemimpin (memiliki sub unit yang bisa dipotensikan), selalu dapat bekerja di bawah tekanan, harus memiliki tujuan jelas dan harus memiliki pengetahuan organisasi yang baik, senioritas (tidak terlalu dipentingkan). Nugroho menambahkan di LPMAK seorang project manager juga perlu menjadi motivator karena LPMAK membutuhkan seseorang yang mampu membangun semangat kerja dalam organisasi.

Liony kemudian menanyakan tentang supervisi oleh project manager. Hal ini ditanggapi oleh Sealvy yang menyatakan bahwa supervisi adalah tugas dari ketua tim karena keterkaitannya dengan konten dan kegiatan di lapangan. Tapi project manager boleh membantu atas persetujuan ketua tim.

Sealvy kembali menegaskan keterampilan yang disarankan untuk seorang project manager selain komunikasi (harus bisa menjadi penyaring yang baik) dan organisasi (harus bisa merencanakan tiga hal utama, yaitu waktu, biaya dan lingkup kerja) yang tidak kalah penting adalah keterampilan teknologi untuk mencari proyekdalam website. Tanggung jawab project manager sendiri cukup banyak, dan yang paling berat adalah budget control. Untuk planning dan scheduling bisa menggunakan aplikasi microsoft project dan project libre. Masing-masing aplikasi ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Project libre merupakan aplikasi open source namun terbatas menunya. Sedangkan microsoft project lebih lengkap hanya berbayar, namun dalam satu license bisa digunakan dalam beberapa komputer. Microsoft project dan project libre harus benar-benar disepakati dalam membuat penjadwalan.

Gambar 5. Sesi Diskusi Manajemen Proyek

Untuk tahap inisiasi, Sealvy menjelaskan PKMK sendiri belajar dari kepala divisi, direktur, wakil direktur maupun sumber lain guna mencari informasi kegiatan yang relevan untuk dirancang kegiatan per tahun. Selanjutnya penyusunan  proposal. Hal yang penting dalam penyusunan proposal adalah pemilihat tim (SDM) karena terkait perekrutan tenaga ahli. Tidak lupa untuk memperhatikan jadwal deadline dan format karena beberapa donor agencies meminta detail kegiatan. Di tahap inisiasi berakhir pada tahap proposal diterima atau proposal ditolak. Peluang proyek bisa dilihat di tiga sasaran: pemerintah, lembaga asing dan swasta. Perhatikan formatnya karena masing-masing berbeda. Setiap donor dari lembaga asing dan swasta memiliki tender format yang berbeda-beda.

Dalam diskusi disampaikan bahwa langkah sebelum mengajukan proposal, setelah melihat peluang saat penyusunan proposal sebisa mungkin sudah ada nama tim dan CV – nya. Termasuk ketika akan berafiliasi dengan lokasi penelitian yang akan dilakukan, harus disampaikan terdapat endorse bahwa ada pihak di sekitar lokasi penelitian yang akan diajak kerjasama. Perlu disebutkan core team untuk meyakinkan donatur, kecuali enumerator cukup disebutkan jumlahnya saja karena berkaitan dengan biaya.

Cara Menyusul Proposal

Materi selanjutnya disampaikan oleh Dwi Handono tentang cara menyusun proposal. Kunci dari penyusunan proposal adalah melakukan inisiatif penyusunan proposal. Inisiatif proposal sendiri terbagi menjadi dua, yaitu sesuai kebutuhan calon klien dan kompetensi internal. Untuk proposal yang disusun sesuai kebutuhan klien, perlu dilakukan rapid assessment untuk diagnosis kebutuhan calon klien kemudian dianalisis dan dikembangkan solusi. Penyusunan proposal harus mencari informasi sistematika yang biasa digunakan calon klien. Ini merupakan salah satu tips agar proposal dapat disetujui klien.

Sedangkan untuk penyusunan proposal sesuai kompetensi internal, perlu mengidentifikasi kompetensi internal. Setelah itu dipasarkan melalui sosialisasi dan ciptakan kebutuhan. Jika ada yang tertarik, bisa dibuat proposal dan perlu diingat juga sistematika proposal disesuaikan dengan ketentuan/kebiasaan calon klien. Hal penting dalam proposal, yaitu desain: technical proposal. Menggunakan logical framework, budget & budget notes, rencana monev, manajemen risiko, dan exit strategy.

Dalam diskusi sesi ini, Liony menanyakan bagaimana pengalaman PKMK dalam menolak suatu tender dan cara menolaknya, bagaimana menanggulangi jumlah anggaran yang tidak akan cukup namun bisa mendapat pertimbangan oleh kemitraan, serta bagaimana menghadapi klien dengan budget terbatas namun memiliki banyak permintaan. Pertanyaan pertama ini ditanggapi oleh Dwi Handono yang menjelaskan bahwa kita harus berkomitmen melaksanakan kegiatan dengan baik dan yakin apa yang akan kita lakukan, termasuk langkah apa saja yang harus ditempuh untuk mencapai tujuan. Pertanyaan selanjutnya kemudian ditanggapi oleh Sealvy bahwa kita perlu menjelaskan alasan mengapa kita menolak, perlu ada negosiasi dengan mengundurkan jadwal atau mengubah konsep kegiatan. Adapun risiko menolak klien tersebut adalah harus siap kehilangan klien. Namun jika memang sudah ada jalan, pasti klien akan kembali.

Sealvy juga menambahkan budget mempengaruhi pertimbangan menerima tender. Yang penting tidak melebihi batas selling international. Sedangkan untuk pemerintah, sudah memiliki target sendiri. Kuncinya, donatur akan lebih senang terhadap sesuatu yang inovatif. Inovasi sendiri bukan harus sesuatu yang luar biasa, tapi bisa juga menjual inovasi yang memicu hal-hal basic dapat berjalan. Inovasi yang sesuai agar masalah bisa teratasi.

Harold kemudian menanyakan hambatan dan tantangan dalam penyusunan dan pengajuan proposal seperti adanya fairness/keberpihakan, contoh gratifikasi untuk mendapatkan goal proposal ke donator. Sealvy menjelaskan untuk donatur luar, cenderung selalu objektif. Tapi untuk donatur pemerintahan, akan sedikit sulit. Jika terpaksa, bisa diambil konsekuensi gratifikasi tersebut dan harus berbagi. Donatur internasional bersifat lebih terbuka.  Sepanjang bisa menjustifikasi dalam proposal sesuai yang diminta, akan tetap dipertimbangkan. Tidak perlutakut gagal karena hal tersebut merupakan proses untuk menjadi lebih baik. Dengan kegagalan, kita bisa melakukan evaluasi apa kekurangan dan yang perlu diperbaiki.

Manajemen Proyek Fase 2 : Perencanaan

Materi terakhir pada hari pertama pelatihan adalah manajemen proyek fase 2 yaitu perencanaan oleh Sealvy Kristianingsih. Dalam perencanaan setelah proposal diterima antara lain: klausul yang ada dalam kontrak, waktu pelaksanaan, nilai kontrak, cara pembayaran, cara pelaporan, peijinan hasil kegiatan, komunikasi dengan klien. Dari sisi SDM perlu dicek lagi apakah ada pergantian tim atau tidak supaya bisa segera dikonfirmasi ke klien.

Gambar 6. Sesi Diskusi Manajemen Proyek Fase 2

Dalam diskusi dibahas bagaimana pada SDM, adakalanya pemilik program memenangkan kita karena ada seseorang yang cukup berpengaruh di dalamnya, tapi ternyata orang tersebut harus digantikan. Hal ini dapat diatasi dengan selalu memberikan notifikasi kepada klien dengan justifikasi yang jelas dan bukan karena proyek lain yang padat melainkan ada alasan lain, misalnya proses tender yang memakan waktu cukup lama dan perlu pengurangan SDM.

Kegiatan hari pertama pelatihan selanjutnya ditutup dengan doa yang dipimpin oleh Milka.

 

Reportase: Yuditha Nindya KR (PKMK UGM)

Back