Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan LPMAK
Hotel Horison Ultima Timika, 21 November 2018
Pembukaan
Pelatihan Manajemen Proyek dan Pengelolaan Dana Hibah (Block Grant) Bidang Kesehatan Biro Kesehatan Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Amore Kamokon (BK LPMAK) dilaksanakan di Hotel Horison Ultima Timika bertujuan untuk berbagi ilmu dan pengalaman oleh Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan FK-KMK UGM kepada BK LPMAK. Kegiatan yang dilaksanakan selama tiga hari pada 21-23 November 2018 ini dihadiri oleh 7 orang staf Biro Kesehatan LPMAK dan 3 orang dari Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan.
Gambar 1. Pembukaan Kegiatan oleh Ketua LPMAK
Pelatihan dibuka oleh Abraham, selaku Ketua LPMAK, dan pembacaan doa oleh Nugroho, selaku Kepala Biro Kesehatan LPMAK. Dalam sambutannya, Abraham menyampaikan kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan pengetahuan dan kemampuan tidak hanya Biro LPMAK, namun juga biro LPMAK lain dalam manajemen proyek dan pengelolaan dana hibah (block grant) sehingga pemahaman yang sama didapatkan oleh semua secara merata. Kegiatan ini diperlukan agar ke depan LPMAK dapat mencari peluang, mengajukan proposal, mengikuti lelang, dan seterusnya hingga menyusun laporan kegiatan mampu mengelola dana tidak hanya dari satu sumber, tapi juga dana dari sumber lainnya. Agenda dilanjutkan dengan foto bersama mengingat Abraham harus segera meninggalkan lokasi karena memiliki agenda lain.
Gambar 2. Foto Bersama Ketua LPMAK, Staf Biro Kesehatan LPMAK dan PKMK FK-KMK UGM
Kesiapan Organisasi dan SDM untuk Pengelolaan Proyek dan Dana Hibah Bidang Kesehatan
Materi pertama diberikan oleh Dwi Handono dari PKMK FK-KMK UGM. Dwi menjelaskan pentingnya menyiapkan organisasi dan SDM dalam mengelola proyek dan dana hibah. Selain itu, perlu ditegaskan juga bahwa manajemen proyek dan dana hibah bukan hanya untuk dimanfaatkan melainkan juga harus diperjuangkan untuk memenangkan tender dari donor agencies. Materi yang disampaikan juga membahas beberapa poin penting yang perlu dipersiapkan dengan sebaik-baiknya oleh LPMAK sebelum menjalankan manajemen proyek dan mengelola dana hibah. Adanya perubahan manajemen sumber daya yang memerlukan upaya pre financing sebagai antisipasi ke depan dimana harus ada dana taktis yang dapat digunakan karena aliran dana tidak tetap menggunakan sistem kontrak. Selain itu, organisasi juga perlu disiapkan untuk masa transisi yang dapat menyebabkan stres dan kecemasan karena sebelumnya terbiasa dengan zona nyaman. Dwi menegaskan perlu memutuskan untuk “bermain” dimana dan menyiapkan organisasi dan SDM untuk “medan” baru.
Gambar 3. Dwi Handono menyampaikan materi kesiapan organisasi
Sesi kemudian dilanjutkan dengan diskusi. Pada sesi diskusi ini, Nugroho menanyakan tentang bagaimana mengorganisir manajemen yang baru saja diperkuat dan bagaimana mengelola proyek yang sudah didapatkan. Harold selanjutnya menanyakan mengenai status badan hukum dalam mengikuti lelang dana, apakah LPMAK eligible untuk mengikuti lelang dana mengingat PKMK sudah memiliki legalitas berupa SK dari Dekan FK – KMK UGM. Hal ini kemudian ditanggapi oleh Sealvy Kristianingsih yang menyebutkan bahwa PKMK eligible untuk lelang proyek dari donor agencies luar negeri karena memiliki company profile di bawah UGM yang mendukung proses lelang dengan lembaga internasional. Ketika sudah masuk list, pihak luar negeri yang akan melakukan assessment. Awalnya untuk masuk ke dalam list ini perlu pendekatan by name (personal). Namun, saat ini sudah bergeser masing-masing divisi sudah punya tanggung jawab sendiri.
Liony pada awalnya meragukan untuk mengikuti donor agencies luar negeri jika memerlukan submit administrasi yang cukup rigid dan akan lebih memungkinkan jika LPMAK berada di bawah lembaga lain yang langsung menerima dana dari USAID. Hal ini kemudian ditekankan oleh Sealvy bahwa harus dipisahkan bagian administrasi dan konten. Dengan begitu tidak bisa saling mencampuri tanggung jawab masing-masing agar berjalan lebih efektif. Kegiatan selanjutnya diselingi dengan rehat.
Konsep Manajemen Lembaga Penelitian (Studi : Lembaga Penelitian PKMK)
Materi selanjutnya disampaikan oleh Sealvy Kristianingsih mengenai Konsep Manajemen Lembaga Penelitian. Pada awal pemaparan, Sealvy mengulas sejarah berdirinya PKMK pada 5 Februari 1998 oleh Prof. Laksono Trisnantoro dan berada di bawah FK UGM (pada saat itu). Struktur organisasi PKMK tersusun dari bawah ke atas dengan banyak agenda yang melibatkan lintas divisi antara divisi satu dengan divisi lain. Saat ini PKMK memiliki 5 divisi utama dimana masing-masing divisi mencari dana sendiri untuk “menghidupi” divisinya. PKMK dijalankan oleh manajer operasional secara harian. Kelompok manajemen yang terdiri dari Direktur, Sekretaris Pusat dan Manajer Operasional bertugas menjalankan fungsi manajemen, termasuk fungsi manajerial, keuangan dan humas pemasaran. Saat ini PKMK tengah mengupayakan untuk menambah satu unit yang bertugas untuk mencarikan proyek.
Saat ini terdapat tiga prosedur yang dianut oleh PKMK, yaitu prosedur manajemen proyek, prosedur manajemen risiko, dan prosedur tinjauan manajemen (ketika ada progres atau permasalahan yang perlu dibahas, ada pertemuan sebulan sekali untuk membicarakan masalah/progress tersebut). Penting untuk mendokumentasikan semua tahapan, termasuk notulensi sehingga ada bukti yang terdokumentasi. Manajer administrasi harus memegang hasil untuk diarsipkan sehingga tidak hanya dipegang oleh konsultan. Hal yang tidak kalah penting selanjutnya adalah dokumentasi penyerahan pelaporan dan laporan progress kegiatan divisi.
Gambar 4. Pemaparan materi oleh Sealvy Kristianingsih
Perencanaan dan pelaporan saat ini dalam kebijakan One Gate Policy dimana semua keuangan harus masuk satu rekening universitas. Sehingga ketika dana disampaikan untuk unit kerja harus dibuat format rekening universitas. sesi kremudian dilanjutkan dengan diskusi. Nugroho menyatakan gambaran PKMK dan LPMAK yang terlihat sama, mengingat keduanya sama-sama berada dalam satu ilmu (1 pintu). Hal yang menarik, PKMK merupakan unit mandiri dalam arti sesungguhnya, kecuali masalah keuangan (berada dalam lingkup universitas). Harapannya LPMAK bisa mencontoh pengembangan organisasi dan peluang yang bisa ditangkap seperti PKMK. Di Indonesia Timur memiliki peluang lebih besar untuk mendapatkan dana dari luar, tapi harus dipersiapkan lebih baik dari sisi organisasinya untuk mengontrol ada penyelewengan atau tidak.
Liony selanjutnya menyampaikan beberapa hal, antara lain berkaitan dengan pengelolaan dana hybrid LPMAK apakah bisa bertahan, target poin per tahun dan dana endowment LPMAK dan PKMK sehingga bisa membandingkan dana endowment keduanya. Michael menanyakan tentang one gate policy dimana semua dana masuk ke satu rekening, sedangkan unit-unit kerja yang mencari proyek di lapangan dan apa yang terjadi jika pada akhirnya dana tersebut masuk ke manajemen dan membagikan ke unit lain. Hal ini kemudian ditanggapi oleh Sealvy yang menyatakan bahwa masing-masing divisi memiliki channel dan kontak sendiri dengan menggunakan kode tertentu sehingga tidak akan tertukar per divisinya. Namun ketika cut off akan ditarik masuk ke manajemen. Diskusi sesi ini berakhir dengan pertanyaan Harold tentang status kelembagaan dan konseptual UGM serta dana-dana pengembangan SDM, infrastruktur dan peralatan.
Konsep Manajemen Proyek dan Mengelola Kegiatan (Studi : Lembaga Penelitian PKMK)
Sebelum istirahat makan siang, Sealvy memaparkan materi Konsep Manajemen Proyek dan Mengelola Kegiatan. Adapun referensi yang digunakan adalah A Guide To The Project Management Body Of Knowledge 3rd Edition, Paperback. Dalam buku tersebut terdapat banyak hal menarik yang dirangkum menjadi beberapa poin penting, antara lain definisi proyek, atribut proyek, tim manajemen proyek, stakeholder, 9 area pengetahuan, proses manajemen proyek (termasuk controlling process), dan triple constraints. Secara teori ada 4, tapi di PKMK ada tambahan proses yang perlu dilakukan berulang yaitu controlling process. Proses kontrol dimulai sejak proses inisiasi hingga closing sehingga membutuhkan project manager yang kuat untuk melalukan control project yang ketat terhadap PI project.
Ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu cakupan (besaran kegiatan), waktu dan biaya. Project manager harus bisa mengimbangi ini tiga hal tersebut.Sesi ini diakhiri dengan identifikasi stakeholder dalam LPMAK, siapa yang menjadi project manager, customer, sponsor (penyedia dana), team dan pengguna (end-user). Selama ini pengguna (end-user) LPMAK adalah puskesmas, meskipun akhirnya nanti dirasakan juga oleh masyarakat, tutur Nugroho.
Manajemen Proyek Fase 1 : Tahap Inisiasi
Setelah istirahat makan siang, materi dilanjutkan dengan membahas manajemen proyek fase 1, yaitu tahap inisiasi. Materi ini fokus pada apa saja tugas manajer proyek dan bagaimana mencari peluang proyek. Dalam paparannya, Sealvy menyampaikan bahwa seorang project manager harus bisa menjadi komunikator, manajer, inovator, memiliki kompetensi teknis, bisa menjadi administrator, menjadi pemimpin (memiliki sub unit yang bisa dipotensikan), selalu dapat bekerja di bawah tekanan, harus memiliki tujuan jelas dan harus memiliki pengetahuan organisasi yang baik, senioritas (tidak terlalu dipentingkan). Nugroho menambahkan di LPMAK seorang project manager juga perlu menjadi motivator karena LPMAK membutuhkan seseorang yang mampu membangun semangat kerja dalam organisasi.
Liony kemudian menanyakan tentang supervisi oleh project manager. Hal ini ditanggapi oleh Sealvy yang menyatakan bahwa supervisi adalah tugas dari ketua tim karena keterkaitannya dengan konten dan kegiatan di lapangan. Tapi project manager boleh membantu atas persetujuan ketua tim.
Sealvy kembali menegaskan keterampilan yang disarankan untuk seorang project manager selain komunikasi (harus bisa menjadi penyaring yang baik) dan organisasi (harus bisa merencanakan tiga hal utama, yaitu waktu, biaya dan lingkup kerja) yang tidak kalah penting adalah keterampilan teknologi untuk mencari proyekdalam website. Tanggung jawab project manager sendiri cukup banyak, dan yang paling berat adalah budget control. Untuk planning dan scheduling bisa menggunakan aplikasi microsoft project dan project libre. Masing-masing aplikasi ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Project libre merupakan aplikasi open source namun terbatas menunya. Sedangkan microsoft project lebih lengkap hanya berbayar, namun dalam satu license bisa digunakan dalam beberapa komputer. Microsoft project dan project libre harus benar-benar disepakati dalam membuat penjadwalan.
Gambar 5. Sesi Diskusi Manajemen Proyek
Untuk tahap inisiasi, Sealvy menjelaskan PKMK sendiri belajar dari kepala divisi, direktur, wakil direktur maupun sumber lain guna mencari informasi kegiatan yang relevan untuk dirancang kegiatan per tahun. Selanjutnya penyusunan proposal. Hal yang penting dalam penyusunan proposal adalah pemilihat tim (SDM) karena terkait perekrutan tenaga ahli. Tidak lupa untuk memperhatikan jadwal deadline dan format karena beberapa donor agencies meminta detail kegiatan. Di tahap inisiasi berakhir pada tahap proposal diterima atau proposal ditolak. Peluang proyek bisa dilihat di tiga sasaran: pemerintah, lembaga asing dan swasta. Perhatikan formatnya karena masing-masing berbeda. Setiap donor dari lembaga asing dan swasta memiliki tender format yang berbeda-beda.
Dalam diskusi disampaikan bahwa langkah sebelum mengajukan proposal, setelah melihat peluang saat penyusunan proposal sebisa mungkin sudah ada nama tim dan CV – nya. Termasuk ketika akan berafiliasi dengan lokasi penelitian yang akan dilakukan, harus disampaikan terdapat endorse bahwa ada pihak di sekitar lokasi penelitian yang akan diajak kerjasama. Perlu disebutkan core team untuk meyakinkan donatur, kecuali enumerator cukup disebutkan jumlahnya saja karena berkaitan dengan biaya.
Cara Menyusul Proposal
Materi selanjutnya disampaikan oleh Dwi Handono tentang cara menyusun proposal. Kunci dari penyusunan proposal adalah melakukan inisiatif penyusunan proposal. Inisiatif proposal sendiri terbagi menjadi dua, yaitu sesuai kebutuhan calon klien dan kompetensi internal. Untuk proposal yang disusun sesuai kebutuhan klien, perlu dilakukan rapid assessment untuk diagnosis kebutuhan calon klien kemudian dianalisis dan dikembangkan solusi. Penyusunan proposal harus mencari informasi sistematika yang biasa digunakan calon klien. Ini merupakan salah satu tips agar proposal dapat disetujui klien.
Sedangkan untuk penyusunan proposal sesuai kompetensi internal, perlu mengidentifikasi kompetensi internal. Setelah itu dipasarkan melalui sosialisasi dan ciptakan kebutuhan. Jika ada yang tertarik, bisa dibuat proposal dan perlu diingat juga sistematika proposal disesuaikan dengan ketentuan/kebiasaan calon klien. Hal penting dalam proposal, yaitu desain: technical proposal. Menggunakan logical framework, budget & budget notes, rencana monev, manajemen risiko, dan exit strategy.
Dalam diskusi sesi ini, Liony menanyakan bagaimana pengalaman PKMK dalam menolak suatu tender dan cara menolaknya, bagaimana menanggulangi jumlah anggaran yang tidak akan cukup namun bisa mendapat pertimbangan oleh kemitraan, serta bagaimana menghadapi klien dengan budget terbatas namun memiliki banyak permintaan. Pertanyaan pertama ini ditanggapi oleh Dwi Handono yang menjelaskan bahwa kita harus berkomitmen melaksanakan kegiatan dengan baik dan yakin apa yang akan kita lakukan, termasuk langkah apa saja yang harus ditempuh untuk mencapai tujuan. Pertanyaan selanjutnya kemudian ditanggapi oleh Sealvy bahwa kita perlu menjelaskan alasan mengapa kita menolak, perlu ada negosiasi dengan mengundurkan jadwal atau mengubah konsep kegiatan. Adapun risiko menolak klien tersebut adalah harus siap kehilangan klien. Namun jika memang sudah ada jalan, pasti klien akan kembali.
Sealvy juga menambahkan budget mempengaruhi pertimbangan menerima tender. Yang penting tidak melebihi batas selling international. Sedangkan untuk pemerintah, sudah memiliki target sendiri. Kuncinya, donatur akan lebih senang terhadap sesuatu yang inovatif. Inovasi sendiri bukan harus sesuatu yang luar biasa, tapi bisa juga menjual inovasi yang memicu hal-hal basic dapat berjalan. Inovasi yang sesuai agar masalah bisa teratasi.
Harold kemudian menanyakan hambatan dan tantangan dalam penyusunan dan pengajuan proposal seperti adanya fairness/keberpihakan, contoh gratifikasi untuk mendapatkan goal proposal ke donator. Sealvy menjelaskan untuk donatur luar, cenderung selalu objektif. Tapi untuk donatur pemerintahan, akan sedikit sulit. Jika terpaksa, bisa diambil konsekuensi gratifikasi tersebut dan harus berbagi. Donatur internasional bersifat lebih terbuka. Sepanjang bisa menjustifikasi dalam proposal sesuai yang diminta, akan tetap dipertimbangkan. Tidak perlutakut gagal karena hal tersebut merupakan proses untuk menjadi lebih baik. Dengan kegagalan, kita bisa melakukan evaluasi apa kekurangan dan yang perlu diperbaiki.
Manajemen Proyek Fase 2 : Perencanaan
Materi terakhir pada hari pertama pelatihan adalah manajemen proyek fase 2 yaitu perencanaan oleh Sealvy Kristianingsih. Dalam perencanaan setelah proposal diterima antara lain: klausul yang ada dalam kontrak, waktu pelaksanaan, nilai kontrak, cara pembayaran, cara pelaporan, peijinan hasil kegiatan, komunikasi dengan klien. Dari sisi SDM perlu dicek lagi apakah ada pergantian tim atau tidak supaya bisa segera dikonfirmasi ke klien.
Gambar 6. Sesi Diskusi Manajemen Proyek Fase 2
Dalam diskusi dibahas bagaimana pada SDM, adakalanya pemilik program memenangkan kita karena ada seseorang yang cukup berpengaruh di dalamnya, tapi ternyata orang tersebut harus digantikan. Hal ini dapat diatasi dengan selalu memberikan notifikasi kepada klien dengan justifikasi yang jelas dan bukan karena proyek lain yang padat melainkan ada alasan lain, misalnya proses tender yang memakan waktu cukup lama dan perlu pengurangan SDM.
Kegiatan hari pertama pelatihan selanjutnya ditutup dengan doa yang dipimpin oleh Milka.
Reportase: Yuditha Nindya KR (PKMK UGM)