Reportase
Pendampingan dan Self Assessment Puskesmas Oekmurak
2-3 Agustus 2017
Pendampingan yang dilakukan oleh Puskesmas Nanggulan terhadap Puskesmas Oekmurak telah berjalan sejak kaji banding yang dilakukan pada April 2017. Sebagai realisasi RTL yang sebelumnya telah disepakati bersama, pada l 2-3 Agustus 2017 Puskesmas Nanggulan melakukan pendampingan secara langsung di Malaka. Rombongan tim perwakilan Puskesmas Nanggulan beserta perwakilan Dinkes Kulon Progo tiba di Kabupaten Malaka pada 1 Agustus 2017 dan disambut di ruang pertemuan Dinkes Malaka.
Gambar 1. Rapat persiapan pendampingan Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka
Sesuai kesepakatan rapat 1 Agustus 2017, lokasi yang didampingi Puskesmas Nanggulan dilakukan bergiliran, yaitu hari pertama di Puskesmas Oekmurak dan hari kedua di Puskesmas Wekmidar. Walaupun lokasinya berpindah, tetapi seluruhanggota tim mutu dari kedua puskesmas wajib hadir dalam pendampingan ini.
Hari pertama pendampingan, 2 Agustus 2017, rombongan perwakilan Dinkes Kulon Progo dan Puskesmas Nanggulan tiba di Puskesmas Oekmurak sekitar pukul 10.00 WITA. Setelah tiba, rombongan dari Kulon Progo melihat kondisi ruangan dan tata graha Puskesmas Oekmurak, lalu dilanjutkan oleh penyambutan oleh Puskesmas Oekmurak. Oleh karena kondisi tata graha serta ruangan yang kurang besar, maka penyambutan tuan rumah dilakukan di depan Puskesmas Oekmurak, yaitu di ruang tunggu pasien.
Gambar 2. Penyambutan di Puskesmas Oekmurak
Proses penyambutan dimulai dengan pertunjukan slogan tim mutu Puskesmas Oekmurak yang dipimpin oleh dr. Bayu. Selanjutnya adalah pemaparan kondisi Puskesmas Oekmurak oleh kepala puskesmas. Gedung Puskesmas yang saat ini digunakan merupakan bangunan tahun 2013 dan dirasa kurang mendukung alur pelayanan. Oleh karena bangunan gedung yang tidak besar maka Puskesmas Oekmurak sedang mengajukan pembangunan gedung puskesmas yang baru yang diharapkan dapat dilaksanakan pada 2018. Kepala Puskesmas Oekmurak juga memaparkan adanya kendala keterbatasan jumlah pegawai yang dirasa kurang mendukung proses akreditasi.
 Gambar 3. Penyambutan dipandu oleh ketua tim mutu Puskesmas Oekmurak |
 Gambar 4. Pertunjukan slogan tim mutu Puskesmas Oekmurak |
Dalam penyambutan ini, Utsamani Cintyamena, MPH selaku perwakilan PKMK FK UGM juga menyampaikan harapan yang ingin diperoleh dalam proses pendampingan ini. PKMK FK UGM berharap dengan adanya pendampingan langsung ini, setiap anggota pokja yang tergabung dalam tim mutu dapat memahami jenis dan bentuk dokumen yang dipersyaratkan pada setiap Elemen Penilaian (EP) dalam proses akreditasi. Adapun perwakilan dari Puskesmas Nanggulan beserta perwakilan dari Dinkes Kulon Progo akan memaparkan setiap dokumen yang diperlukan di masing-masing pokja. Selain itu pada kegiatan pendampingan ini juga dilakukan penilaian sementara (self-assessment) untuk menggambarkan kesiapan sementara Puskesmas Oekmurak.
Tim mutu Puskesmas Oekmurak yang berjumlah 12 orang langsung dibagi berdasarkan pokja masing-masing. Masing-masing pokja diminta menunjukkan bukti dokumen yang diperlukan serta dipersilakan bertanya jika ada materi yang masih belum dipahami. Pada hari pertama, masih cukup banyak dokumen yang belum dapat ditunjukkan oleh Puskesmas Oekmurak. Adanya keterbatasan ruang dan fasilitas menyebabkan beberapa dokumen yang sudah ada soft copy-nya tidak dapat di-print.
 Gambar 5. Suasana pendampingan Pokja 1 oleh dr. Eko Damayanti, MPH |
 Gambar 6. Suasana pendampingan Pokja 2 oleh Sri Widayati, SKM |
Gambar 7. Suasana pendampingan Pokja 3 oleh Siti Sholikhah, SKM, MPH (pendamping dari Dinkes Kulon Progo) dan Margiyandari Pujiastuti, A.Md. (perwakilan Pokja 3 Puskesmas Nanggulan)
Hingga siang, proses berjalan namun keterbatasan waktu dan banyaknya dokumen yang harus dinilai maka proses pendampingan dilanjutkan pada hari berikutnya di Puskesmas Wekmidar. Menurut dr. Eko Damayanti, MPH selaku perwakilan Puskesmas Nanggulan, proses penilaian self assessment tidak dilakukan setiap hari karena masih banyaknya dokumen yang belum bisa ditunjukkan. Puskesmas Nanggulan sepakat memberikan rekap nilai di hari terakhir penilaian.
Pada hari kedua, lokasi pendampingan berpindah di Puskesmas Wekmidar. Kegiatan diawali dengan sambutan dan doa dari tuan rumah. Peserta serta metode pendampingan dan self-assessment hari ini sama seperti hari sebelumnya. Namun materinya yang berbeda, yaitu melanjutkan materi yang belum dinilai pada hari pertama pendampingan.
Gambar 8. Pendampingan hari kedua di Puskesmas Wekmidar
Penelusuran dokumen telah selesai dilakukan pada pukul 16.00 WITA. Setelah melakukan rekap nilai, hasil penilaian sementara Puskesmas Oekmurak dipaparkan dalam acara penutupan yang dipandu oleh perwakilan PKMK FK UGM. Acara penutupan ini juga dihadiri oleh Kabid Kesmas Dinkes Malaka beserta 3 orang perwakilan Dinkes Malaka lainnya. Pada kesempatan ini juga dilakukan pemaparan rekomendasi untuk puskesmas Oekmurak serta untuk Dinkes Kabupaten Malaka. Hasil penilaian beserta rekomendasi dari perwakilan Kabupaten Kulon Progo adalah sebagai berikut:
- Hasil penilaian Puskesmas Oekmurak
Hasil penilaian di hari terakhir pendampingan adalah sebagai berikut:
BAB I BAB II BAB III BAB IV BAB V BAB VI BAB VII BAB VIII BAB IX 34,8% 42,3% 6,3% 31,1% 37,6% 1,7% 21,4% 8,7% 37.1% Tabel 1. Hasil penilaian Puskesmas Oekmurak
Walaupun hasil penilaian masih jauh dari target capaian yang diharapkan, tetapi Puskesmas Nanggulan sebagai “kakak” merasa upaya yang dilakukan tim mutu Puskesmas Oekmurak cukup baik. Hal ini mengingat selama 3 bulan sejak kaji banding, Puskesmas Oekmurak telah mulai menyusun dokumen walaupun dalam RTL yang telah disepakati sebelumnya penyusunan dokumen baru dimulai Juli 2017. Selain itu, hasil ini cukup baik mengingat keterbatasan SDM yang tergabung serta kendala sarana prasarana lainnya seperti terbatasnya listrik dan sinyal di lingkungan puskesmas.
- Rekomendasi kepada Dinas Kesehatan Malaka terkait:
- SK Struktur Organisasi
- SK tentang standar Sumber Daya Manusia (Anjab ABK)
- Pelatihan Internal untuk tenaga pengelola obat.
- Surat Keterangan untuk pelatihan driver (2015)
- Kebijakan pengelolaan limbah medis (padat dan cair)
- Kebijakan Kontrak pihak ketiga
Puskesmas Nanggulan yang diwakili oleh dr. Eko Damayanti, MPH juga menambahkan bahwa dengan tersedianya tim mutu yang cukup maka akan meringankanproses persiapan akreditasi. Hal ini disampaikan mengingat jumlah tim mutu serta pewagai Puskesmas Oekmurak yang terbatas, yaitu 12 orang.
- Rekomendasi untuk Puskesmas Oekmurak
Beberapa rekomendasi Puskesmas Oekmurak adalah sebagai berikut:
- Dibutuhkannya pengendalian dokumen
- Belum ada panduan atau pedoman
- Pedoman eksternal belum dikelola dengan baik
- Penambahan jalan untuk kursi roda dan pegangan untuk pasien di teras
- Manajemen SDM kurang lengkap, orientasi pegawai dan pelaksana program belum lengkap
- Manajemen sarpras kurang lengkap
- Manajemen data dan informasi belum ada dokumen
- Rencana Tindak Lanjut pasca self-assessment
Pembentukan rencana tindak lanjut Puskesmas Oekmurak tidak dilakukan pada hari penutupan pendampingan dikarenakan hari yang telah gelap. Hasil RTL di bawah ini dibentuk dan disepakai oleh seluruh tim mutu Puskesmas Oekmurak pada 5 Agustus 2017.
NO KEGIATAN WAKTU PESERTA 1 Sosialisasi Ulang Akreditasi dan pentingnya akreditasi Minggu I agustus 2017 Seluruh staf puskesmas 2 Penggalangan dan pemantapan komitmen akreditasi ulang Minggu I agustus 2017 Seluruh staf puskesmas 3 Pembentukan tim dan pembagian penanggungjawab pokja dan BAB terkait akreditasi yang lebih mendetail Minggu I agustus 2017 Seluruh stafpuskesmas 4 Identifikasi sarana dan prasarana dan analisa beban kerja dan analisa kebutuhan tenaga Agustus- September Seluruh staf puskesmas 5 Penyusunan dan penyelesaian dokumen (manual mutu, pedoman, pengendalian dokumen dll) Agustus- Januari 2018 Seluruh stafpuskesmas 6 Pendampingan Akreditasi Agustus- Tim pendamping akreditasi dinas kesehatan kab.Malaka 7 Self Assesment internal(kajian internal), pengecekan kelengkapan dokumen November 2017 Seluruh staf puskesmas dan pendamping akreditasi dinas kab.malaka 8 Implementasi dokumen Agustus – April 2018 9 Tata graha puskesmas Agustus – oktober 2017 10 Self Assesment Desember 2017 11 Audit Internal Desember 2017 Tim audit akreditasi puskesmas oekmurak 12 Tindak lanjut Self assesment dan audit internal Januari – april 2018 Seluruh stafpuskesmas 13 Self assesment Juli 2018 14 Tindak lanjut self assesment Juli – september 2018 Seluruh stafpuskesmas 15 Persiapan untuk di survey Oktober 2018 Tabel 2. Rencana tindak lanjut Puskesmas Oekmurak paska self-assessment 1
Reportase oleh: Utsamani Cintyamena, MPH