Pendampingan Penyusunan Dokumen Dan Self Assesment Akreditasi Puskesmas Seon

Reportase

Pendampingan Penyusunan Dokumen  dan Self Assesment Akreditasi Puskesmas Seon

25 – 28 Juli 2017

Selasa, 25 Juli 2017

Rapat Persiapan

Kegiatan pendampingan dan self assesment akreditasi Puskesmas di Kabupaten Malaka merupakan implementasi dari Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang telah disusun pada saat kaji banding pada Maret 2017. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Sister Dinkes dan sister Puskesmas dari Kabupaten Kulon Progo sebanyak 9 orang. Sister Dinkes Kabupaten Kulon Progo sebanyak 3 orang yakni Kepala Bidang Pencegahan dan Pengendalian Penyakit drg. Theodola Baning Rahayujati, M.Kes  sebagai ketua tim dengan anggotanya adalah Kepala Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi Hj. Suhartini, SKM, M.Si dan Kepala Seksi Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Tidak Menular ibu Andri Susilaningdyah, MPH. Sedangkan Sister Puskesmas dari UPTD Puskesmas Temon 1 dan UPTD Puskesmas Pengasih 1 masing-masing 3 orang.  Dari UPTD Puskesmas Temon 1 yaitu Kepala Puskesmas dr. Rina Nuryati, MPH merangkap sebagai koordinator pokja III, drg. Tuty Purwanti sebagai koordinator pokja I dan bidan Widyarini, A.Md. Keb sebagai koordinator pokja II. Dari UPTD Puskesmas Pengasih 1 adalah Kepala Puskesmas drg. Iting Mamiri merangkap sebagai koordinator pokja I, Susana AS, A.MG  sebagai koordinator pokja II dan bidan Lilik Wuriyani, A.Md. Keb sebagai koordinator pokja III. Sebagai fasilitator kegiatan ini adalah wakil dari PKMK FK UGM sebanyak 2 orang. UPTD Puskesmas Temon 1 menjadi sister bagi Puskesmas Seon, Puskesmas Alas dan Puskesmas Biudukfoho serta UPTD Puskesmas Pengasih 1 menjadi sister bagi Puskesmas Uabau, Puskesmas Tafuli dan Puskesmas Fahiluka Kabupaten Malaka.

Sebelum pendampingan dan self assesment, terlebih dulu dilakukan rapat persiapan yang melibatkan unsur dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka yakni Sekretaris Dinas drg. Sri Charolina (sebagai Plt. Kepala Dinas Kesehatan), Ketua Panitia Akreditasi Puskesmas Kabupaten Malaka drg. Febriana M. Seran, para Kepala Bidang dan Kepala Seksi pada Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka, Kepala Puskesmas sasaran (6 Puskesma) dan staf yang sudah dibagi dalam 3 pokja.

Rapat ini menghasilkan kesepakatan sebagai berikut :

1. Pendampingan dan self assesment (SA) dilakukan pada puskesmas sasaran, 1 puskesmas per hari dengan pesertanya adalah ketiga puskesmas sasaran dengan jadwal sebagai berikut :
   1. Rabu, 26 Juli 2017
      • Kelompok 1 (UPTD Puskesmas Temon 1) kegiatannya terpusat di Puskesmas Seon
      • Kelompok 2 (UPTD Puskesmas Pengasih 1) kegiatannya terpusat di Puskesmas Uabau
   2. Kamis, 27 Juli 2017
      • Kelompok 1 kegiatannya terpusat di Puskesmas Biudukfoho
      • Kelompok 2 kegiatannya terpusat di Puskesmas Tafuli
   3. Jumat, 28 Juli 2017
      • Kelompok 1 kegiatannya terpusat di Puskesmas Alas
      • Kelompok 2 kegiatannya terpusat di Puskesmas Fahiluka
2. Materi dan metode pendampingan dan self assesment
   1. Materi masing-masing pokja dibagi sebagai berikut :
      • 26 Juli 2017 : Pokja I Bab I, Pokja II Bab IV dan Pokja III Bab VII
      • 27 Juli 2017 : Pokja I Bab II, Pokja II Bab V dan Pokja III Bab VIII
      • 28 Juli 2017 : Pokja I Bab III, Pokja II Bab VI dan Pokja III Bab IX
   2. Metode pendampingan yang dilakukan adalah peningkatan pemahaman (Capacity Building) dan perbaikan dokumen. SA setiap hari sampai hari terakhir (dokumen diperbaiki sampai hari terakhir). Pada hari terakhir dilakukan gelar dokumen dari semua pokja untuk melihat keterkaitan dokumen antar pokja.
   3. Penilaian dokumen dilakukan terhadap hard copy (hasil print out) dari setiap Elemen Penilaian, jika ada dan sesuai dengan pedoman akreditasi puskesmas maka nilainya 10, jika ada tapi belum sesuai dengan pedoman akreditasi puskesmas (perlu perbaikan) nilainya 5, dan jika belum ada hasil print outnya (masih dalam bentuk soft copy) maka nilainya 0.
3. Evaluasi

   Evaluasi dilakukan pada Jumat, 28 Juli 2017 pukul 15.00 WITA bertempat di Kantor Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka. Rapat evaluasi dipaparkan hasil SA dan temuan-temuan terkait proses penyusunan dokumen dari puskesmas sasaran serta penyusunan Rencana Tindak Lanjut (RTL).

Hari 1, Rabu, 26 Juli 2017

Pendampingan dan Self Assesment

Pendampingan dan SA hari pertama dilakukan di Puskesmas Seon mulai pukul 09.00 – 17.30 WITA. Peserta yang hadir dalam kegiatan ini antara lain pendamping dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka, Kepala Puskesmas dan Pokja I, II , III dari Puskesmas Seon, Alas dan Biudukfoho, sister Dinas Kesehatan Kabupaten Kulon Progo dan sister puskesmas dari UPTD Temon 1.

Kegiatan pertama yang dilakukan adalah kunjungan ke ruangan puskesmas untuk melakukan penataan tata graha. Dalam kunjungan ruangan, sister puskesmas diberi masukan perbaikan penataan ruangan dan alur pelayanan. Menurut Kepala Puskesmas Seon, kondisi fisik puskesmas dan tata letak bangunan puskesmas ini tidak mendukung alur pelayanan saat ini. Puskesmas ini dibangun pada 1974. Rencananya tahun  ini akan dibangun baru dengan sumber dananya DAK bidang kesehatan. Walaupun secara tata graha puskesmas Seon belum bisa diakreditasi tahun ini namun semangat petugas puskesmas untuk menyiapkan dokumen akreditasi cukup baik, hal ini terlihat dari tata nilai yang dihayati peugas Puskesmas yakni “SEON BISA” S : sehat, E : Efektif, O: Obyektif, N: Nyaman, B: Bermutu, I: Interaktif, S:Santun, A: Adab.

Proses pendampingan dan SA untuk ketiga puskesmas dilakukan dalam Pokja masing-masing (Pokja I, II dan III) dengan materi sesuai jadwalnya yaitu Pokja I bab I, Pokja II Bab IV dan Pokja III Bab VII. Menurut dr. Rina bahwa proses pendampingan ini lebih ditekankan pada peningkatan pemahaman anggota pokja tentang jenis dan bentuk dokumen  (bukti telusur) yang dipersyaratkan untuk setiap Elemen Penilaian (EP).

Self assessment dilakukan dengan melihat dokumen yang ada untuk masing-masing EP. Setiap EP diberikan nilai sesuai dengan kondisi yang ada saat ini. Selama proses penilaian, setiap pokja melakukan diskusi interaktif untuk penyamaan persepsi dan menentukan solusi secara bersama-sama terhadap kendala yang dihadapi selama penyusunan dokumen. Untuk diketahui bahwa sejak 25 Juli 2017 terjadi pemadaman listrik sampai berakhirnya kegiatan sehingga banyak dokumen yang tidak bisa di-print.

Evaluasi harian dilakukan oleh masing-masing koordinator pokja dengan maksud untuk mengingatkan kembali apa saja yang yang harus diperbaiki selama proses pendampingan dan SA. Nilai capaian yang diberikan untuk setiap EP adalah hanya 3 nilai sesuai kesepakatan awal yaitu 0, 5 atau 10. Dengan demikian maka hasil capaian hari ini untuk ketiga puskesmas adalah sebagai berikut :

Hari II, Kamis, 27 Juli 2017

Pendampingan dan Self Assesment

Kegiatan pendampingan dan SA hari ini dilakukan di Puskesmas Biudukfoho. Puskesmas Biudukfoho terletak di sebelah selatan kota Betun dengan waktu tempuh dari kota Betun sekitar 2,5 jam, dari puskesmas Alas dan puskesmas Seon sekitar 3 jam, melewati sebagian jalan yang rusak parah sehingga kegiatan baru mulai pukul 10.30 – 18.00 WITA.

Kegiatan diawali dengan sambutan dan doa dari tuan rumah. Peserta, metode pendampingan dan SA hari ini sama dengan hari sebelumnya hanya materinya berbeda yakni pokja I Bab II, Pokja II Bab V dan Pokja III Bab VIII.

Sebelum evaluasi harian dilakukan sekitar pukul 16.30 WITA, tim ini mendapat kunjungan dari Bupati Malaka (dr. Stefanus Bria Seran, MPH) bersama dengan rombongan yang terdiri dari staf ahli, para asisten dan beberapa Kepala SKPD, dalam arahannya Bupati menyampaikan terima kasih kepada PKMK FK UGM. Sister Dinkes dan Sister Puskesmas Kabupaten Kulon Progo atas bimbingan yang diberikan kepada puskesmas di Kabubaten Malaka. Bupati menyampaikan proficiat dan semangat untuk seluruh anggota pokja agar bisa mensukseskan akreditasi puskesmas di Kabupaten Malaka. Selain kepada anggota pokja, Bupati juga memberi tantangan kepada rombongan yang hadir “lihat orang kesehatan kerja dari pagi sampai sore tidak pernah mengeluh, ayo SKPD yang lain harus bisa mencontoh orang kesehatan”.

Evaluasi harian dilakukan untuk mengingatkan kembali apa saja yang yang harus diperbaiki selama proses pendampingan dan SA. Selain itu, disampaikan hasil nilai capaian sementara pada hari ini.

Nilai capaian yang diperoleh ketiga puskesmas pada hari ini adalah sebagai berikut :

Hari III, Jumat, 28 Juli 2017

Pendampingan dan Self Assesment

Kegiatan pendampingan dan SA hari ini dilakukan di Puskesmas Alas. j=Jarak Puskesmas Alas cukup jauh dari Puskesmas Seon dan Biudukfoho maka kegiatan hari ini dimulai pukul 10.00 – 17.00 wita. Kegiatan diawali dengan sambutan dari wakil PKMK FK UGM dan doa. Peserta, metode pendampingan dan SA hari ini sama dengan hari sebelumnya hanya materinya berbeda yakni pokja I Bab III, Pokja II Bab VI dan Pokja III Bab IX.

Nilai capaian dari masing-masing pokja sebagai berikut :

Penyusunan RTL

Dengan melihat hasil capaian per puskesmas selama 3 hari maka langkah selanjutnya adalah disusun  RTL yang dilakukan mulai pukul 17.00 – 17.30 WITA.

Adapun RTL Puskesmas Seon sebagai berikut :

Evaluasi akhir di Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka

Setelah pelaksanaan pendampingan dan SA selama 3 hari maka dilakukan evaluasi umum tingkat Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka. Kegiatan ini terjadi dari pukul 18.30 – 19.30 WITA. Evaluasi diawali dengan penyampaian hasil SA oleh wakil dari PKMK FK UGM untuk kelompok 1 sister Puskesmas Pengasih 1 dan kelompok 2 sister dari Puskesmas Temon 1.

Adapun hasil capaian akhir dari ketiga puskesmas sister Puskesmas temon 1 yaitu :

Selain hasil capaian di atas, ada beberapa temuan dari tim sister Puskesmas Temon 1 di Puskesmas Seon:

1. Komitmen dari Kepala Puskesmas dan petugas untuk mensukseskan akreditasi cukup tinggi.
2. Semangat dari Kepala Puskesmas dan petugas tinggi namun kerja sama belum terlihat baik.
3. Tata graha di Puskesmas ini belum di tata dengan baik karena rencananya akan di bangun gedung baru dengan sumber dana dari DAK Bidang Kesehatan.
4. Pertemuan lintas sektor dan minilok lintas sektor belum dilaksanakan karena belum tersedianya dana.
5. Puskesmas Seon belum memiliki Pedoman Pengendalian Dokumen.

Rekomendasi :

1. Perlu dilakukan outbond untuk meningkatkan rasa kebersamaan dan tanggung jawab semua petugas puskesmas.
2. Perlu dilakukan pendampingan yang intens oleh tim pendamping dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka
3. Segera di bangun gedung puskesmas yang baru sesuai perencanaan
4. Tim pendamping dari Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka perlu membantu puskesmas untuk melakukan pertemuan lintas sektor, rapat tinjauan manajemen dan pelatihan audit internal.
5. Perlu dilakukan kaji banding tingkat puskesmas dalam Kabupaten Malaka

Setelah penyampaian hasil SA dan temuan serta rekomendasi, acara dilanjutkan dengan sambutan dari ketua tim sister dinkes dan sister puskesmas Kabupaten Kulon Progo oleh drg. Theodola Baning Rahayujati, M.Kes. Mengawali sambutannya ibu Baning memberikan apresiasi yang setinggi-tingginya kepada seluruh petugas pada 6 puskesmas yang terlibat dalam gelombang 2 ini atas semangat dan komitmen mereka dalam mengikuti kegiatan pendampingan dan SA karena kegiatannya berlangsung sekitar 4 hari dari pagi hingga malam dan berpindah tempat dari satu puskesmas ke puskesmas lainnya dengan jarak dan waktu tempuh yang lama karena kondisi medannya cukup sulit, bahkan malampun masih mengerjakan perbaikan dan menyiapkan hard copy (print) dokumen. Selanjutnya Baning mengatakan bahwa nilai capaian ini adalah nilai realistis, nilai ini masih akan berubah yang penting perbaikan per_EP yang direkomendasikan oleh masing-masing koordinator pokja dilengkapi. Baning mengakhiri sambutannya dengan menyatakan harapan dukungan dari tim pendamping dari dinas kesehatan Kabupaten Malaka agar seluruh puskesmas difasilitasi dari beberapa regulasi seperti Ijin Operasional Puskesmas, MoU dengan RS rujukan dan lain-lain.

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka dalam hal ini diwakili oleh Kepala Bidang  Pencegahan dan Pengendalian Penyakit menutup kegiatan ini. Dalam sambutannya, Lia menyampaikan terima kasih kepada tim sister dinkes dan sister puskesmas Kabupaten Kulon Progo, wakil PKMK FK UGM dan seluruh petugas puskesmas serta pejabat dan staf Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka atas keterlibatan dan partisipasinya dalam kegiatan pendampingan dan SA kali ini. Banyak pelajaran yang telah diambil oleh Dinas Kesehatan dan Puskesmas di Kabupaten Malaka dalam mempersipkan akreditasi puskesmas selama kita berproses. Banyak juga temuan dan rekomendasi yang diberikan, semua ini akan ditindak lanjuti segera dalam tataran Dinas Kesehatan dan Puskesmas. Sebelum menutup kegiatan ini, Lia menyampaikan permohonan maaf kepada tim sister dinkes dan sister puskesmas Kabupaten Kulon Progo, wakil PKMK FK UGM dan seluruh petugas puskesmas serta pejabat dan staf Dinas Kesehatan Kabupaten Malaka jika selama berproses ada hal yang kurang berkenan. Selanjutnya acara ditutup dengan doa oleh Kepala Puskesmas Fahiluka.

Reporter  : Ahmad M. Kasim